Uluslararası ticaret ve ithalat-ihracat işlemlerinde, doğru belgelerin kullanımı hem yasal uyum hem de mali planlama açısından büyük önem taşır. Bu belgelerden biri olan proforma fatura, birçok kişi tarafından genellikle “ticari fatura yada gerçek fatura” ile karıştırılır. Bu makalede proforma faturanın ne olduğunu, kullanım amaçlarını, yasal statüsünü ve pratik ipuçlarını detaylı şekilde ele alacağız.
1. Proforma Fatura Tanımı
Proforma fatura, satıcı tarafından alıcıya gönderilen, henüz resmi faturalama yapılmamış ancak mal veya hizmetin bedelini ve şartlarını önceden gösteren bir belge türüdür. Başka bir deyişle, proforma fatura, ön fatura veya taslak fatura olarak da adlandırılabilir.
Proforma fatura, alıcıya aşağıdaki bilgileri sağlar:
- Ürün veya hizmetin tanımı
- Miktarı ve birim fiyatı
- Toplam bedel
- Teslim şartları
- Ödeme koşulları
Ancak vergisel bir yükümlülük oluşturmaz, yani muhasebe kaydı yapılacak resmi bir fatura değildir.
2. Proforma Faturanın Özellikleri
Proforma faturayı diğer faturalardan ayıran başlıca özellikler şunlardır:
| Özellik | Açıklama |
|---|---|
| Resmiyet | Vergi mükellefiyetine tabi değildir, muhasebe kaydı yapılmaz. |
| Bağlayıcılık | Hukuki açıdan satış sözleşmesi niteliği taşımakla birlikte, mal veya hizmetin teslimi için tek başına yeterli değildir. |
| Bilgilendirme | Alıcıya fiyat, miktar ve ödeme koşullarını önceden bildirir. |
| Kullanım Alanı | Genellikle ihracat, ithalat, teklif ve ön anlaşmalarda kullanılır. |
3. Proforma Fatura ile Ticari Fatura Arasındaki Fark
Proforma fatura ile standart fatura (ticari fatura) arasındaki farklar şunlardır:
- Resmiyet: Ticari fatura, muhasebe ve vergi kaydı için resmi belgedir; proforma fatura değildir.
- Zamanlama: Proforma fatura, satış veya gönderim öncesi hazırlanır; ticari fatura mal veya hizmet teslim edildikten sonra kesilir.
- Hukuki Etki: Ticari fatura, vergi ve yasal yükümlülük doğurur; proforma fatura sadece ön bilgilendirme sağlar.
4. Proforma Fatura Kullanım Alanları
Proforma faturalar birçok sektörde ve işlem türünde kullanılır:
a. Uluslararası Ticarette
İthalat ve ihracatta proforma fatura, gümrük işlemleri için önemli bir belgedir. Gümrük, ürünün değeri ve menşeini belirlemek için bu belgeyi baz alabilir.
b. Teklif ve Ön Sözleşmelerde
Satıcı, alıcıya mal veya hizmetin bedelini ve teslim koşullarını önceden göstermek istediğinde proforma fatura kullanılır. Bu belge, teklif mektubu işlevi görür.
c. Finansal İşlemler ve Kredi Başvurularında
Bazı bankalar ve finansal kurumlar, ithalat kredisi veya ödeme garantisi sağlarken proforma faturayı talep eder. Çünkü bu belge, işlem miktarını ve bedelini net şekilde gösterir.
5. Proforma Fatura Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Proforma fatura hazırlanırken eksiksiz ve doğru bilgi sağlamak hem satıcı hem de alıcı için kritik öneme sahiptir. Önemli hususlar:
- Satıcı ve Alıcı Bilgileri: Firma adı, adresi ve vergi numarası doğru olmalıdır.
- Mal veya Hizmet Tanımı: Ürün kodları, birim ölçüleri, miktar ve açıklamalar açık olmalıdır.
- Fiyat ve Toplam Tutar: Birim fiyat, toplam fiyat ve varsa vergi veya nakliye masrafları belirtilmelidir.
- Ödeme Koşulları: Ödeme şekli (peşin, vade, banka transferi) açıkça yazılmalıdır.
- Teslim Şartları: Incoterms (FOB, CIF, EXW vb.) gibi uluslararası teslim terimleri belirtilmelidir.
- Geçerlilik Süresi: Fiyatın veya teklifin ne kadar süre geçerli olduğu belirtilmelidir.
6. Proforma Fatura Örneği
Basit bir örnek yapı:
PROFORMA FATURA
Satıcı: XYZ İthalat A.Ş.
Adres: İstanbul, Türkiye
Vergi No: 1234567890
Alıcı: ABC Ltd. Şti.
Adres: Berlin, Almanya
Mal/Hizmet: Laptop Model X
Miktar: 100 adet
Birim Fiyat: 1.000 USD
Toplam: 100.000 USD
Teslim Şartı: CIF Hamburg
Ödeme Koşulu: Peşin, banka havalesi
Geçerlilik: 30 gün
Bu örnek, hem satıcı hem alıcı için işlem öncesi netlik sağlar.
7. Proforma Fatura Avantajları
- Ön Bilgilendirme: Alıcı, maliyet ve ödeme koşullarını önceden bilir.
- Gümrük Kolaylığı: İthalat ve ihracatta gümrük işlemlerini hızlandırır.
- Finansal Planlama: Hem satıcı hem alıcı bütçeleme yapabilir.
- Hukuki Güvence: Taraflar arasında anlaşmanın temelini oluşturur.
8. Proforma Fatura Dezavantajları
- Resmi Geçerliliğin Olmaması: Vergi veya muhasebe kaydı yapılamaz.
- Satış Garantisinin Olmaması: Alıcı faturayı aldı diye mal veya hizmetin mutlaka teslim edileceği garantisi yoktur.
9. Değerlendirme
Proforma fatura, özellikle uluslararası ticarette ön anlaşma, fiyat teklifi ve gümrük işlemleri için kritik bir belgedir. Resmi bir fatura niteliği taşımamakla birlikte, hem satıcı hem alıcı için mali ve ticari planlamada önemli bir araçtır. Doğru ve eksiksiz düzenlendiğinde, işlemlerin sorunsuz ve hızlı ilerlemesine yardımcı olur.
Proforma fatura, ticari hayatın görünmeyen ama işlevsel yapı taşlarından biridir; ihmal edilmesi, özellikle uluslararası işlemlerde gecikme ve mali risk doğurabilir.
